従業員を雇用するにあたり必要な法定三帳簿の1つにあたるものが出勤簿です。
法定三帳簿にはそのほかに労働者名簿、賃金台帳があり、これらを3つ合わせ、社員の労務を管理するにあたり欠かすことができない書類に当たります。
これらを用意するだけでは管理することにはならず、しっかりと書き方を守ったり保管をしておくことが重要です。
どのような意味を持ち合わせているのか、しっかりと把握しておくことが求められます。
【参考】出勤簿とは？ 作成方法や保存期間、注意点までまとめて解説
出勤簿を記録する必要がある理由
そもそも出勤簿とは、社員の労務を管理するにあたって必要な記録です。
なぜこのような形で記録する必要があるのかと言うと、企業は従業員が欠勤や遅刻をした時、また残業した時間などを正確に把握しなければならないからです。
従業員の労働時間は法律により定められていることから、これを遵守した上で管理することが求められます。
出勤簿でしっかりと管理を行えば、違法な長時間労働がなされていないか、割増賃金の未払いがないかどうか等のチェックも可能となります。
対象になるのは基本的には従業員全員が対象です。
パートやアルバイトなどのような雇用体系は関係ありません。
タイムカードは出勤簿と同じような扱いにはならない
また出勤や退勤を記録するものの1つにタイムカードが挙げられますが、タイムカードとはどのように違うのかと疑問に思う人もいることでしょう。
タイムカードは出勤簿と同じような扱いにはなりません。
タイムカードは主に打刻されたときの時刻が打たれることになりますが、これが正確な出社時刻、退社時刻を表しているとは言い切れないことが理由です。
出社後に使用を済ませてからタイムカードを得た場合には、労働時間は大きく変わってしまうことでしょう。
つまりタイムカードだけでは労務の管理は充分ではないと判断されてしまいます。
もしもタイムカードを出勤簿の扱いにしたい場合には、作業日報、残業許可証等の補足となる資料を用意しなければなりません。
そして2019年には法律の改正によって、自己申告で労働時間を把握することができなくなっています。
紙だけの運用は不可になり、客観的に労働した本来の時間を把握するべく、ICカード打刻、スマートフォン打刻、タブレット打刻等が厚生労働省により定められているのです。
出勤簿に記載されている内容
そして出勤簿にはどのようなことが記載されているのかと言う事についてですが、まず最初に出勤した日と労働日数です。
出張やリモートワークで出社しないケースもありますが、この場合に労働しているため記録が必要です。
会社以外の場所で仕事をする場合には、離席時間を把握することができるツールを上手に活用することで、管理をスムーズにすることができるでしょう。
現在はリモートワークが定着している企業も多いですが、勤怠管理システムを活用することも1つの手段です。
そして労働時間数と始業、終業時刻と休憩時間についても記載が必要です。
客観的な記録として残す必要があるので、正確な労働時間を記録する必要があります。
さらには時間外労働を行った日付や時刻、時間数、休日出勤を行った時、深夜労働を行った場合も同じく必要となります。
一般的に書式そのものは法律で定めがあるわけではありません。
紙やデータ等どちらの媒体でも問題なく管理できます。
必要な項目があれば特にフォーマットの運命もないため、使用しやすいものを選ぶと良いでしょう。
書式等に決まりはありませんが、保存義務があるのが事実です。
まとめ
保存期間は法律により3年と義務付けられています。
この3年は雇用された日からではなく、最終日から起算した日に当たります。
労働時間が分かるものや残業命令書や報告書、タイムカード等も保存期間が同じです。
解雇でもこの期間は変わりがないことを覚えておきましょう。
